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Best Practice HR: Mitarbeiterempfehlung

Als Head of Human Resources stehe ich vor der Herausforderung Softwareentwickler und Produktmanager zu finden, die mit uns gemeinsam unsere disruptive Cloud Technologie den CloudBasket entwickeln. Und das mitten im schönen Ruhrgebiet. Leider ist der War for Talents in der IT-Branche besonders ausgeprägt. Dennoch haben wir mitten im Kampf um kompetente Fachkräfte auf friedliche Mittel gesetzt. Erfolgreich. In den vergangenen sechs Monaten konnten wir zahlreiche Fachkräfte in der Softwareentwicklung begrüßen. Unser Erfolgsrezept: Employer Branding und vor allem Mitarbeiterempfehlungen. Hier biete ich euch gerne meine Checkliste für ein erfolreiches Mitarbeiterempfehlungsprogramm als Download an.

Warum ist die Mitarbeiterempfehlung für uns die beste Recruiting-Methode?

Weil es funktioniert. Selbstverständlich stellen wir auch Arbeitnehmer ein, die sich klassisch über Anzeigen beworben haben. Aber der Prozentsatz der Empfehlungen über Mitarbeiter ist schon beachtlich. Und: Wir sind mit unseren Neueinstellungen höchst zufrieden.

Ebenfalls positiv zu bewerten, ist die Partizipation bestehender Mitarbeiter am Einstellungsprozess. Ein Team, eine Abteilung und letztendlich ein ganzes Unternehmen lebt von einer guten Arbeitsatmosphäre. Daher ist es uns wichtig, vor allem die Personen auf den Bewerbungsprozess Einfluss nehmen zu lassen, die auch zukünftig mit dem neuen Kollegen zusammenarbeiten werden.

Und last but not least erweitern wir über das Empfehlungsprogramm unsere Reichweite und bekommen Kontakt zu Bewerbern, die wir über unsere sonstigen Recruiting-Kanäle möglicherweise niemals erreicht hätten.

Wie teste ich, ob der empfohlene Mitarbeiter tatsächlich zum Unternehmen passt?

Auch empfohlene Mitarbeiter durchlaufen bei uns den regulären Bewerbungsprozess. Dazu gehört immer das face-to-face Gespräch mit dem Vorgesetzten und Personal, sowie ein Kennenlerntag im Team. Alle Bewerber durchlaufen bei uns diesen Prozess. Egal, ob es sich um eine Festanstellung, einen Werkstudenten oder Praktikanten handelt. Unser Team entscheidet bei jeder Einstellung mit. Unser Empfehlungsprogramm erweitert, aber ersetzt nicht, unsere regulären Entscheidungsinstrumente. Dazu gewonnen haben wir die Erfahrungswerte unseres Kollegen.  Natürlich: Ein Restrisiko, die falsche Entscheidung zu treffen, bleibt immer. Unabhängig davon für welche Mitarbeitergewinnungsmethode wir uns entscheiden.

Muss es immer eine „Belohnung“ geben?

Nicht unbedingt. Die Motivation, einen tollen Kollegen ins Team zu bekommen, spielt bei unseren Mitarbeitern wahrscheinlich eine größere Rolle. Eine Anerkennung für das entgegengebrachte Vertrauen halte ich dennoch für sinnvoll. Die Prämie muss nicht hoch sein und es muss sich auch nicht immer um eine Geldprämie handeln. Bei der Ausgestaltung des Prämienmodells sind der Kreativität wohl keine Grenzen gesetzt. Sachprämien, zusätzliche Mitarbeiterevents, Weiterbildungsgutscheine oder bezahlte Mitgliedschaften stellen nur eine kleine Auswahl vielseitiger Möglichkeiten dar. Alternativ überlässt man dem Arbeitnehmer die Wahl aus verschiedenen Angeboten. Letztendlich muss die Prämienwahl zum Unternehmen und zu den Mitarbeitern passen.

Wie verhindere ich Teams im Team?

Ein erhöhtes Risiko der Abschottung einzelner Mitarbeiter sehe ich nicht. Gerade am Arbeitsplatz ergeben sich schnell enge Beziehungen zu Kollegen, mit denen man tagtäglich zusammenarbeitet. Das Risiko einer Cliquenbildung besteht meiner Meinung nach vor allem in autonom arbeitenden Teams.

Wie sieht es mit ehemaligen Kollegen aus? Können auch die eine Empfehlung sein?

In jedem Fall. Auch die Berücksichtigung ehemaliger Kollegen sollte Teil einer Recruiting-Strategie sein. Denn nicht immer gehen Arbeitnehmer und Unternehmen im Streit auseinander. Fehlende Entwicklungsperspektiven und / oder eine schlechte Kommunikation, können Ursache für den Weggang eines Mitarbeiters sein. Ergeben sich neue Perspektiven im alten Unternehmen und treffen die Erwartungen an den neuen Arbeitgeber nicht so ein wie gewünscht, besteht eine gute Chance auf Rückkehr.

Allerdings sollte die Rückgewinnung ehemaliger Kollegen innerhalb des Empfehlungsprogrammes gesondert betrachtet werden. Denn bei einer Mitarbeiterrückgewinnungsstrategie ergeben sich neue Variablen, denen man Beachtung schenken sollte. Zum Beispiel bei einer aktiven Befragung der Mitarbeiter durch das Unternehmen. Zu klären wäre beispielsweise, wer im Rahmen einer Teambefragung eine Prämie erhält.

Folgende Fragestellungen sollte man ebenfalls vor einer Einführung durchdenken. Was passiert bei Uneinigkeit im Team? Welche Entscheidungsgewalt besitzt der Vorgesetzte? In wie weit sollten Schnittstellenabteilungen befragt werden?

Insgesamt stehe ich der Mitarbeiterrückgewinnung jedoch sehr positiv gegenüber. Bei der Umsetzung kann allerdings ein hohes Maß an Fingerspitzengefühl von Nöten sein.

Welchen Einfluss hat die Unternehmensgröße auf ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm?

Sicherlich stehen größeren Unternehmen bessere Mittel zur Umsetzung eines Empfehlungsprogramms zur Verfügung. Gemeint sind damit höhere Prämien oder professionellere Werbemittel. Allerdings hängt der Erfolg eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms für mich von anderen Faktoren ab. Und diese sind von der Unternehmensgröße unabhängig. Einfach & klar definierte Spielregeln, eine transparente & sich wiederholende Kommunikation & die Haltung der Mitarbeiter dem Unternehmen gegenüber sind für mich Schlüsselkomponenten, die zum Erfolg eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms führen. Die Spielregeln bilden das Grundgerüst. Einfache Regeln verringern Barrieren. Klare Regeln vermeiden Missverständnisse.

Nur gut kommunizierte Spielregeln sind auch zielführend. Bestenfalls gelingt eine face-to-face Kommunikation mit Raum für Rückfragen. Zusätzlich sollten Kanäle genutzt werden, die alle Arbeitnehmer sicher erreichen. Schriftlich hinterlegt werden sollten die Informationen ebenfalls, zum Beispiel am „Schwarzen Brett“ eines Unternehmens. So sind diese jederzeit und für jedermann abrufbar. Eine Wiederholung der Kommunikation, hilft das Mitarbeiterempfehlungsprogramm in den Köpfen der Mitarbeiter zu verankern. Die Kommunikation an neue Mitarbeiter wäre damit ebenfalls abgedeckt. Die Veröffentlichung einer Stellenanzeige liefert eine schöne Gelegenheit für einen erneuten Hinweis. Wir bei der Q.One informieren unsere Mitarbeiter zum Beispiel im weekly StandUp über unsere aktuellen Vakanzen. Gerne weise ich jedes Mal erneut auf unser Empfehlungsprogramm hin. Kommt es dann einmal zu einer Empfehlung, sollte der gesamte Umsetzungsprozess für den Empfehlenden transparent bleiben. Wurde mein Bekannter bereits zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen? Wann findet das Gespräch statt? Wie war der Ausgang des Gesprächs? Wie geht es weiter? Wann bekomme ich meine Prämie? Solche Fragen sollten dem Mitarbeiter gar nicht erst entstehen, sondern proaktiv durch die Personalabteilung beantwortet werden.

Der wohl am schwierigsten zu beeinflussende aber auch wichtigste Einflussfaktor auf ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm, ist die Haltung der Mitarbeiter dem Unternehmen gegenüber. Nur zufriedene Mitarbeiter empfehlen ihren Arbeitgeber an Freunde und Bekannte weiter. Wie so oft, hängt der Erfolg eines Unternehmens an der Zufriedenheit seiner Mitarbeiter.

Sind Mitarbeiterempfehlungen langfristig kostengünstiger als andere Recruiting-Maßnahmen?

Ich sehe die Mitarbeiterempfehlung als eine von vielen Alternativen zur Mitarbeitergewinnung. Kostengünstiger als Stellenanzeigen oder Personalvermittlungen ist diese Art der Akquirierung in jedem Fall. Viel wichtiger ist jedoch am Ende ein erfolgreiches Ergebnis. Und das sind gute Mitarbeiter auf den richtigen Positionen

Welche Risiken sind mit einem Mitarbeiterempfehlungsprogramm verbunden?

Natürlich bringt ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm auch unangenehme Entscheidungen mit sich. Nicht alle empfohlenen Kandidaten bringen die gesuchten Qualifikationen mit. Dabei kann es natürlich auch zur Enttäuschung auf Seiten der Mitarbeiter kommen.

Weitere Risiken können der Checkliste entnommen werden.

Hier bekommst du die Checkliste zum Mitarbeiterempfehlungsprogramm als PDF Download:

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Ann-Katrin Seidelt
Ann-Katrin Seidelt
Head of Human Resources

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